Resumo
Assembleia, é um conjunto de pessoas que têm formação para debater problemas e emitir parecer (assembleias consultivas), ou tomar resoluções (assembleias deliberativas).
Todas as sociedades, menos as de nome individual e as que administram capitais e patrimonios que pertencem aos seus gerentes, devem se reunir periodicamente para debater e aprovar o relatório de contas, o orçamento, a aplicação dos resultados e a administração do exercicio transacto (normalmente o último ano civil), e eleger os orgãos para o exercicio seguinte (assembleia geral ordinária); pontualmente para tratar de assuntos que exijam as leis internas da empresa e a sua convocação (assembleia geral extraordinária).
Os estatutos predizem a periodicidade das reuniões uma vez por ano, a data da convocação de quinze dias (…) de antecedência, as competências da assembleia geral para aprovar documentos importantes, eleger a mesa da assembleia geral e o conselho fiscal, demitindo ou aceitando a sua demissão, dissolver a associações, a forma de deliberação e o quoram e a validade das decisões tomadas.
A mesa é onde as assembleias gerais são dirigidas por um órgão, estando presente três elementos efectivos, a quem compete convocar, organizar, dirigir e controlar as reuniões. As eleições da mesa e do conselho fiscal, é elaborado por uma votação secreta (escrutínio), convocada com trinta dias de antecedência em realação ao termo do mandato.
A ORDEM DE TRABALHOS
Existe uma ordem de trabalhos e antes deste, os membros da reunião podem usar a palavra desde que seja de interesse de todos pedindo autorização. Para incluir na O.T., tem de haver uma votação. O debate pode ser contido quando houver questão prévia e o assunto é considerado inoportuno. Se houver necessidade de alguma alteração, será preciso haver uma votação. A ordem é sempre pela da inscrição mas, pode ser alterada no caso de haver a possibilidade de dar ou pedir explicações, invocar a lei ou apresentar requerimentos. Para formular criticas acerca da maneira da processação da Assembleia, temos de pedir a autorização para dirigir a palavra à Mesa (Ponto de Ordem).
Os assuntos podem ser discutidos de duas maneiras; na generalidade ou na especialidade. As propostas apresentadas tomam o nome de:
· Moções, quando de carácter geral, sendo apresentadas para admissão devidamente assinadas por quem as apresenta e possiveis alterações, denomimadas Emendas
· Propostas, quando acontecem ser discriminadas, estão sujeitas a 3 votações, para admissão, para aprovação ou rejeição na generalidade e para aprovação e rejeição na especialidade.
· Requerimentos, quando se referem a assuntos curtos, sendo verbais ou escritos e que votados sem discussão.
Se houver empate, vai a votos novamente. Se o empate mantiver-se o Presidente é quem toma a decisão pelo voto de qualidade.
GRUPO, INTERACÇÃO E DEBATE
É necessário saber utilizar a capacidade criativa em grupo. O debate não é o tão importante como o trabalho pessoal especializado; é um trabalho que é elaborado em conjunto que tem como objectivo de resolver um problema. Os participantes têm de ser bem escolhidos para a reunião resultar.
Os interlocutores
Os participantes têm de ter capacidade para se adaptarem às diferentes formas de trabalho, procurando em prole a solução, aceitando o produto final.
Os participantes têm de confiar em si próprios, ter estabilidade emocional, ser objectivos, disciplinados, para conseguir atingir os objectivos pretendidos e convencer os receptores.
O director/moderador/coordenador
Para uma reunião correr como pretendido, é preciso ter além a supervisionar a sua organização e o seu decurso. O director/moderador/coordenador tem o objectivo de definir o problema, dar inicio a discusão, estimular, dirigir e manter a disciplina, certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada é omitido, fazer as súmulas necessárias e elaborar a síntese final.
O assunto
A exposição deve ser elaborada de forma breve, clara, directa, para despertar a atenção do ouvinte. É importante falar com os ouvintes e não para os ouvintes permitindo objecções dos interlocutores.
As circunstâncias
É tudo o que pode prejudicar uma reunião. O mais comum é má escolha de participantes, insuficiência de elementos ou dados informativos, orientação incorrecta, director mal preparado e o local impróprio.
A INTERACÇÃO E O DEBATE
Cada indivíduo traz as suas ideias para o grupo. Numa reunião passa-se 80% do tempo a analisar os problemas, e 20% do tempo a estudar as mais diferentes opções à procura de soluções, quando deveria ser ao contrário.
