Segundo Resumo

AGENDA

REGRAS BASE

• O trabalho deve ser preparado antecipadamente e os participantes devem falar um por um, não permitindo conversas particulares;
• Tem de haver as regras base de cortesia;
• Não é conveniente juntar pessoas com passados pessoais complicados;
• Procurar ser claro, simples, e objectivo no discurso;
• Nas apresentações deve-se fazer pausas para o público ter tempo para ler;
• Deve-se interagir com a plateia para o aumentar o êxito da reunião.

PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO

Todas as reuniões devem ser previamente planeadas.

Em primeiro lugar devemos confirmar os assuntos a tratar ordenadamente, as pessoas a participar e a data, hora, duração prevista e respectiva ordem. Posteriormente, devemos fazer uma convocatória e por fim, preparar o espaço para o trabalho.

AGENDA E ORDEM DE TRABALHOS

Para facilitar os participantes, apresenta-se a reunião em esquema. Assim, cada indivíduo conhece o teor da reunião, e pode preparar-se para nela intervir se for necessário. A reunião fica mais organizada com o tempo bem distribuído.

Numa reunião informal a lista denomina-se Agenda; numa reunião formal chama-se Ordem de Trabalhos.

COMUNICAÇÃO/CONVOCAÇÃO

A reunião pode ser formal ou informal, e deve ser comunicado na imprensa. Numa reunião de rotina, deve-se confirmar o a presença dos participantes com 24h até 48h de antecedência. Numa reunião extraordinária interna, convém escrever uma comunicação interna com a hora, data, local e assunto com um espaço para assinar a confirmar. Quando se trata de uma reunião formal/Assembleia-geral, temos de enviar uma convocatória enviada pelos correios, entregando com protocolo ou publicada na imprensa diária com 15 dias de antecedência.

ELABORAÇÃO DA CONVOCATÓRIA

É uma elaboração a partir dos elementos necessários para a sua divulgação, onde deve constar o título, o organismo/empresa e identificação do responsável, tipo de reunião, data, hora e lugar da reunião, agenda a que se dá normalmente o nome de Ordem de Trabalhos e data da convocatória.

Não obrigatoriamente poderá ter outros elementos identificativos do organismo, ou empresa, referencia aos artigos dos estatutos ou à legislação e convocatória para horário posterior.

PREPARAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO

Deve ser preparado o local da reunião com antecedência, para a verificar se há lugares para todos os participantes e se a disposição é adequada ao tipo de reunião, se há a necessidade instalar equipamentos e suporte e se a sala encontra-se em condições de utilização adequadas.

Dependendo do tipo e da duração da reunião, será necessário preparar cartões de marcação de lugares para os participantes, mesas de apoio ao equipamento logístico, garrafas de água mineral e copos sobre a mesa de reuniões, mesa auxiliar com bebidas e aperitivos, decoração da sala, serviço de café, etc.