Lista de Precedências e Mesas

Correspondência Oficial

• Linguagem simples breve e concisa, com regras especificas mais formais
• Para enviar correspondência ao Presidente da Republica deve ser dirigido sempre ao Chefe da sua Casa
• Um Chefe de Estado manda nas regras do Protocolo em todo o mundo, só se corresponder directamente com outro Chefe de Estado
• A correspondência nos Ministérios é aberta na Secretaria-Geral e distribuídas pelos diversos serviços incluindo o gabinete do Ministro
• O Chefe do Gabinete é o assessor da área a que a carta diz respeito que lhe dará uma resposta
• Poupa-se ao destinatário esforços de leitura ou interpretação da carta
• No Estado o tempo é dinheiro
• Quando já existe alguma relação com o destinatário podemos colocar “Meu caro amigo” e no fim da carta “um abraço”
• As formas de cortesia continuam a ser utilizadas na correspondência oficial
• A forma mais correcta de utilizar na correspondência é Sua Excelência, o Presidente da Assembleia da República/o Senhor Presidente da Assembleia da República e não Sua Excelência, o Senhor Presidente da Assembleia da Republica (não está correcto)
• Pessoalmente não devemos estar sempre a tratar uma alta individualidade por Vossa Excelência. É aceitável que seja dito Senhor Primeiro-Ministro/Senhor Presidente da República
• Na correspondência escrita com entidades oficiais o tratamento cerimonioso mantém-se
• O protocolo internacional de fine o idioma que deve ser usado na correspondência oficial
• Em cartas enviadas para entidades homólogas de outros países deve ser feito em português, mas pode-se responder na língua utilizada durante os contactos que se tiverem estabelecido
•  Não existe protocolo para a correspondência comercial, utilizando por vezes uma língua estrangeira
• O mais importante é comunicar de forma rápida e com eficácia
• Na correspondência oficial o cargo precede sempre o nome, que é precedido pelo título académico militar ou religioso

A comunicação escrita (Cartas)

• As formas extensas de cortesia de fim de carta foram substituídas para uma breve “Com os melhores cumprimentos”.
• As cartas continuam a ser uma das imagens de marca de qualquer empresa
• O papel deve ser de boa qualidade
• É importante o papel e o logótipo terem uma boa apresentação
• A redacção deve ser sempre cuidada
• Todas as cartas que são assinadas devem ter resposta num prazo razoável
• Os impressos e as circulares não são cartas e são documentos que não obtêm resposta
• Não devemos abrir ou ler correspondência à frente de outra pessoa
• Quando chega um fax ou memorando com urgência, devemos pedir desculpa e explicar a razão da descortesia
• O visitante deve ocupar-se com outra coisa como consultar a agenda, observar um quadro, dirigir-se à janela, etc., enquanto que o director está a ler o documento chegado com urgência
• Quando a carta é trazida pela pessoa visitante da empresa, é obrigatório abri-la de imediato e lê-la com atenção.

Planos e Cartões de Mesa

            Em primeiro lugar é necessário organizar a ordem de precedências para sentar os convidados à mesa. Depois de enviar os convites e receber as respostas deve-se fazer uma lista; uma coluna para os senhores e uma coluna para as senhoras que aceitaram o convite. Depois da lista feita devemos estabelecer as precedências colocando o número correspondente à frente (as senhoras ocupam o mesmo nível que o seu marido). Se a senhora for convidada devido ao seu cargo profissional este mantém-se.

         Seguidamente é elaborado o plano de mesa. Por vezes há conflitos entre as precedências oficiais e as de cortesia e neste caso a única solução é o bom senso. As melhores mesas são aquelas em que os donos da casa presidem sentados um em frente do outro em que há número igual de homens e senhoras. Neste caso o número de pessoas à mesa deve ser (6, 10, 14, 18, 22, 26, 30, …+ 4). Se o número de pessoas à mesa for 8, 12, 24, 32, … + 8 se forem todos casais o dono da casa deve presidir com o convidado mais importante. Se o número for 12, 20, 28, 36, …+ 8 deve haver uma dupla feminina (a dona da casa preside com outra senhora). Quando são muitos convidados é melhor dividi-los em várias mesas redondas. Nas mesas centrais (as principais), deve ficar a 1ª e a 2ª presidência, localizando a primeira presidência que estiver perto da parede. As mesas em redor às centrais, são ordenadas pela proximidade ao centro, as que estiverem mais próximo às mesas centrais são mais importantes. Em vez de números deve-se por nomes de flores, escritores e de cidades para ninguém sentir-se ofendido com a numeração. As mesas que ficam à direita da mesa de honra são as mais importantes.

         Quando é-nos atribuído organizar um almoço/jantar é mais fácil se utilizarmos um esquema, para nos ajudar nas presenças a partir da lista inicial de convidados. Primeiro preenche-se a primeira coluna com os apelidos seguidos dos nomes pela ordem alfabética; na segunda coluna escreve-se o cargo e/ou grau académico dos convidados. Quando não houver cartões de mesa, pode-se usar esta coluna para ordenar os convidados pela ordem de precedência. Conforme recebermos as respostas dos convidados, deve-se preencher a terceira coluna. Em vez de ficar os espaços vazios das pessoas que não aceitaram o convite, podemos preenche-los com outros nomes através de uma lista suplementar. É favorável indicar se o convidado vem acompanhado ou não. Quando temos mais ou menos 75% das respostas, podemos começar a preencher a última coluna; dividir os convidados pelas várias mesas e escrevendo apenas o nome da mesa onde vão ficar colocados. Na recepção dos convidados deve ser entregue uma fotocópia desta lista, um cartão de mão ou um cartão numerado com a indicação da mesa onde foi colocado.

Regras para a organização de uma mesa perfeita

Resumo (Carina e Kimberly)

• 11 Pessoas (Refeição de trabalho sem conjugues)

- Mesa rectangular

- O dono da casa permanece no lado de maior espaço, ao meio

- Nenhuma pessoa senta-se à sua frente

• 14 Pessoas (Refeição de trabalho sem conjugues)

- O dono da casa permanece no lado de maior espaço, ao meio

- À sua frente senta-se o convidado de honra

- À sua direita fica o segundo convidado mais importante

- O terceiro convidado mais importante fica à direita do convidado de honra

- O quarto à esquerda do dono da casa

- O quinto à esquerda do convidado de honra e assim sucessivamente

• 4 Pessoas (Refeições sociais com conjugues)

- A primeira presidencia é o dono da casa que dá a direita à convidada e a esquerda à esposa. Esta fica à direita com convidado (2ª presidência)

• 6 Pessoas (Refeições sociais com conjugues)

- Os donos da casa podem sentar-se à frente um do outro

- Os casais ficam separados havendo alternancia de sexos

• 8 Pessoas (Refeições sociais com conjugues)

- Pode-se colocar a esposa do 2º convidado à direita do anfitrião e a esposa do 1º convidado à esquerda

- Podemos reservar o lugar à direita do convidado que ocupa a 2ª presidência,  para a dona da casa

• 10 Pessoas numa mesa redonda (Refeições sociais com conjugues)

- É um número ideal para uma mesa perfeita, porque não há convidados nas extremidades da mesa

• 10 Pessoas numa mesa rectangular (Refeições sociais com conjugues)

- Se usarmos o mesmo esquema da mesa redonda duas senhoram teram de permanecer nas extremidades da mesa.

- Se um dos convidados for uma pessoa com um alto cargo na sociedade, ele deve presidir com a dona da casa. O dono da casa deve colocar-se à direita da primeira senhora, sendo possivel também ficar no último lugar. Duas senhoras ficaram nas extremidades.

• 10 Pessoas (4 casais de convidados) com presidência à inglesa

- Os anfitriões permanecem nas extremidades da mesa

- Os casais teram de ficar frente a frente para não ficar duas pessoas do mesmo sexo sentadas lado a lado

• 12 Pessoas

- O dono da casa deve sentar-se no penultimo lugar (a extremidade do lado direito da dona da casa)

- Se a presidencia for feminina (à inglesa), o dono da casa também pode dar a direita à senhora que ocupa a 2ª presidencia, sentando-se à sua esquerda

• 14 Pessoas com presidência à francesa (mesa rectangular)

- Não fica ninguém nas extremidades da mesa

- As senhoras ficam nos últimos lugares do lado do dono da casa

• 16 Pessoas (8 casais)

- O dono da casa deve presidir com outro convidado, sentando-se à esquerda desse convidado (a quem dá a direita)

• 18 Pessoas

- Fica 9 pessoas de cada lado da mesa

- Nas extremidades não fica ninguém

- Os donos da casa presidem um em frente do outro

• 20 Pessoas

- A dona da casa preside com a esposa do convidado mais importante para não ficar pessoas do mesmo sexo sentadas ao lado uma da outra

Regras de organização de uma mesa perfeita (Resumo)

 

1. Número de convidados

1.1 Sempre par

1.2 Em igual número de senhoras e senhores (menos num jantar de negócios)

1.3 Nunca se sentam 13 pessoas numa mesa

2. Atribuição de lugares

2.1 Indicar o seu lugar às pessoas

2.2 Juntar pessoas com interesses comuns

2.3 Efectuar um plano de mesa numa folha A4 e colocar à entrada da sala de jantar

2.4 No caso de haver muitas mesas, elabora-se uma lista por ordem alfabética dos apelidos, escrevendo o número de mesa à frente de cada nome

2.5 Evitar juntar pessoas com incompatibilidades

2.6 Não colocar duas senhoras juntas, nem nas extremidades da mesa

2.7 Se as senhoras forem convidadas devido à sua categoria profissional, podem ser colocadas nas extremidades da mesa, excepcionalmente

3. Como comunicar às pessoas o devido lugar na mesa

3.1 Coloca-se os cartões com os nomes das pessoas nas mesas

3.2 Quando há muitos convidados, é preferível entregar uma fotocópia da lista a cada convidado

3.3 À entrada da sala de jantar, deve estar o plano de mesas com os respectivos números

3.4 Em jantares pequenos, pode-se utilizar uma moldura de couro, onde se reproduz o feitio da mesa, com ranhuras, para colocar os cartões /tiras de cartolina em que se escreve os nomes dos convidados

3.4.1       Facilita o trabalho pois caso seja necessário trocar a ordem dos nomes para chegar ao mais indicado

3.4.2       Se for numa folha de papel, só ao fim de muitas folhas é que chegamos à solução pretendida

4. Plano de mesa

4.1 Deve ser colocado num lugar bem visível

4.2 Pode haver um livro para os convidados assinarem

4.3 Deve haver um criado com esse plano de mesa, à entrada da sala onde vai decorrer a refeição

4.4 Em jantares íntimos não há planos de mesa

5.  Cartões de mão

5.1 Usado em grandes recepções

5.2 À frente contém o nome

5.3 No verso contém a mesa, com uma seta a indicar a porta de entrada, e uma cruz a marcar o lugar

Planos e cartões de mesa (Resumo)

Em primeiro lugar é necessário organizar a ordem de precedências para sentar os convidados à mesa. Depois de enviar os convites e receber as respostas deve-se fazer uma lista; uma coluna para os senhores e uma coluna para as senhoras que aceitaram o convite. Depois da lista feita devemos estabelecer as precedências colocando o número correspondente à frente (as senhoras ocupam o mesmo nível que o seu marido). Se a senhora for convidada devido ao seu cargo profissional este mantém-se.

            Seguidamente é elaborado o plano de mesa. Por vezes há conflitos entre as precedências oficiais e as de cortesia e neste caso a única solução é o bom senso. As melhores mesas são aquelas em que os donos da casa presidem sentados um em frente do outro em que há número igual de homens e senhoras. Neste caso o número de pessoas à mesa deve ser (6, 10, 14, 18, 22, 26, 30, …+ 4). Se o número de pessoas à mesa for 8, 12, 24, 32, … + 8 se forem todos casais o dono da casa deve presidir com o convidado mais importante. Se o número for 12, 20, 28, 36, …+ 8 deve haver uma dupla feminina (a dona da casa preside com outra senhora). Quando são muitos convidados é melhor dividi-los em várias mesas redondas. Nas mesas centrais (as principais), deve ficar a 1ª e a 2ª presidência, localizando a primeira presidência que estiver perto da parede. As mesas em redor às centrais, são ordenadas pela proximidade ao centro, as que estiverem mais próximo às mesas centrais são mais importantes. Em vez de números deve-se por nomes de flores, escritores e de cidades para ninguém sentir-se ofendido com a numeração. As mesas que ficam à direita da mesa de honra são as mais importantes.

            Quando é-nos atribuído organizar um almoço/jantar é mais fácil se utilizarmos um esquema, para nos ajudar nas presenças a partir da lista inicial de convidados. Primeiro preenche-se a primeira coluna com os apelidos seguidos dos nomes pela ordem alfabética; na segunda coluna escreve-se o cargo e/ou grau académico dos convidados. Quando não houver cartões de mesa, pode-se usar esta coluna para ordenar os convidados pela ordem de precedência. Conforme recebermos as respostas dos convidados, deve-se preencher a terceira coluna. Em vez de ficar os espaços vazios das pessoas que não aceitaram o convite, podemos preenche-los com outros nomes através de uma lista suplementar. É favorável indicar se o convidado vem acompanhado ou não. Quando temos mais ou menos 75% das respostas, podemos começar a preencher a última coluna; dividir os convidados pelas várias mesas e escrevendo apenas o nome da mesa onde vão ficar colocados. Na recepção dos convidados deve ser entregue uma fotocópia desta lista, um cartão de mão ou um cartão numerado com a indicação da mesa onde foi colocado.