Em primeiro lugar é necessário organizar a ordem de precedências para sentar os convidados à mesa. Depois de enviar os convites e receber as respostas deve-se fazer uma lista; uma coluna para os senhores e uma coluna para as senhoras que aceitaram o convite. Depois da lista feita devemos estabelecer as precedências colocando o número correspondente à frente (as senhoras ocupam o mesmo nível que o seu marido). Se a senhora for convidada devido ao seu cargo profissional este mantém-se.
Seguidamente é elaborado o plano de mesa. Por vezes há conflitos entre as precedências oficiais e as de cortesia e neste caso a única solução é o bom senso. As melhores mesas são aquelas em que os donos da casa presidem sentados um em frente do outro em que há número igual de homens e senhoras. Neste caso o número de pessoas à mesa deve ser (6, 10, 14, 18, 22, 26, 30, …+ 4). Se o número de pessoas à mesa for 8, 12, 24, 32, … + 8 se forem todos casais o dono da casa deve presidir com o convidado mais importante. Se o número for 12, 20, 28, 36, …+ 8 deve haver uma dupla feminina (a dona da casa preside com outra senhora). Quando são muitos convidados é melhor dividi-los em várias mesas redondas. Nas mesas centrais (as principais), deve ficar a 1ª e a 2ª presidência, localizando a primeira presidência que estiver perto da parede. As mesas em redor às centrais, são ordenadas pela proximidade ao centro, as que estiverem mais próximo às mesas centrais são mais importantes. Em vez de números deve-se por nomes de flores, escritores e de cidades para ninguém sentir-se ofendido com a numeração. As mesas que ficam à direita da mesa de honra são as mais importantes.
Quando é-nos atribuído organizar um almoço/jantar é mais fácil se utilizarmos um esquema, para nos ajudar nas presenças a partir da lista inicial de convidados. Primeiro preenche-se a primeira coluna com os apelidos seguidos dos nomes pela ordem alfabética; na segunda coluna escreve-se o cargo e/ou grau académico dos convidados. Quando não houver cartões de mesa, pode-se usar esta coluna para ordenar os convidados pela ordem de precedência. Conforme recebermos as respostas dos convidados, deve-se preencher a terceira coluna. Em vez de ficar os espaços vazios das pessoas que não aceitaram o convite, podemos preenche-los com outros nomes através de uma lista suplementar. É favorável indicar se o convidado vem acompanhado ou não. Quando temos mais ou menos 75% das respostas, podemos começar a preencher a última coluna; dividir os convidados pelas várias mesas e escrevendo apenas o nome da mesa onde vão ficar colocados. Na recepção dos convidados deve ser entregue uma fotocópia desta lista, um cartão de mão ou um cartão numerado com a indicação da mesa onde foi colocado.
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